|
|
Umowy
Umowy zostały podzielone na okresy w jakich zostały zawarte. Aby wybrać okresy wybieramy
z listy odpowiedni rok i miesiąc. Na początku każdego okresu lista umów jest pusta.
Aby stworzyć nową umowę wciskamy przycisk ‘Nowa umowa’. Dokładny opis edycji umów znajduje się w dzalszej
częsci tego rozdziału. Pod listą umów znajduje się tabela rozbijająca wartości dokumentów na poszczególne
stawki kosztów uzyskania dochodu.
W kolumnie 'Operacje' listy umów znajdują się dwie ikony umożliwiające podgląd (ikona lupy) oraz kasowanie
umów (ikona krzyżyka). W przypadku usuwania system poprosi o potwierdzenie operacji a dopiero potem skasuje
wskazaną umowę.
Edycja umowy
Utworzenie nowej umowy lub podgląd już istniejącej spowoduje przejście do nowej strony. Użytkownik może tu
dokonać dowolnych zmian w danych podstawowych umowy, czyli informacji o stronie zamawiającego i wykonawcy,
numerze umowy, dacie zawarcia i opłacenia umowy, opisie i uwagach. W oddzielnej tabelce wprowadzić można
informacje o kwocie na jaką zawierana jest umowa oraz stawce kosztów uzyskania przychodu przez wykonawcę.
Dane użytkownika są wprowadzane automatycznie, odpowiedniego kontrahenta wprowadzamy ręcznie lub wybieramy z listy
i wciskamy przycisk 'Wybierz' (spowoduje to automatyczne wpisanie danych danego kontrahenta), w obu przypadkach
możemy zawsze dokonywać dowolnych zmian. System pozwala na dużą swobodę aby maksymalnie uelastycznić pracę.
Przy wprowadzaniu daty umowy należy pamiętać by mieściła się ona w utworzonych okresach. Data umowy jest automatycznie
ustawiana na datę aktualną (dzisiejszą). Po wprowadzeniu wszystkich niezbędnych danych należy wcisnąć przycisk 'Zapisz',
znajdujący się pod formularzem. Jeśli wszystkie niezbędne dane zostały wprowadzone poprawnie umowa zostanie zapisany,
w przeciwnym przypadku pojawią się uwagi odnośnie niektórych pól.
Przy polu numeru dokumentu, znajduje się przycisk 'Generuj'. Służy on do wygenerowania numeru umowy.
Dokładny opis tej procedur znajduje się na końcu tego rozdziału.
W tabeli kwot umowy konieczne jest wprowadzenie tylko jednej z kwot (kwota brutto, kwota netto lub podatek). System,
wykorzystując stawkę kosztów uzyskania, automatycznie wyliczy pozostałe, brakujące wartości. Oczywiście wszystkie
kwoty można wpisać ręcznie, a system zapisze je bez przeliczania.
Po zapisaniu danych podstawowych umowę uznaje się za utworzoną. Możemy ponownie przejść do edycji danych
podstawowych za pomocą przycisku 'Edytuj'. Podczas edycji istniejącej już umowy prócz opcji 'Zapisz' jest
jeszcze opcja 'Anuluj' pomijająca wszystkie zmiany wprowadzone podczas tej edycji.
Numeracja umów
Aby wygenerować numer dla umowy, w stanie jej edycji należy wcisnąć przycisk 'Generuj', znajdujący się przy polu
z numerem. Numer zostanie wygenerowany automatycznie na podstawie aktualnej daty umowy, numeru
umowy chronologicznie poprzedniej oraz szablonu numeru zapisanego w ustawieniach użytkownika.
Mechanizm automatycznej numeracji umów pozwala nadawać numery kolejnym umowom poddanym temu procesowi.
Oznacza to, że numer nie jest nadawany każdej wygenerowanej umowie, a tylko tym, w których użytkowanik
ręcznie uruchomił ten mechanizm. Ograniczenie to wynika z możliwości wprowadzania do systemu umów w różnej
kolejności chronologicznej.
System pozwala przenumerować umowę, w którym już wygenerowano numer. Nie robi tego automatycznie, gdyż
mogłoby to wprowadzić bałagan w umowach, zwłaszcza w tych już wydrukowanych.
Oto kilka przykładów sytuacji, z którym może spotkać się użytkowanik wykorzystując ten mechanizm:
Przykład 1: Użytkownik nie korzystał do tej pory z mechanizmu automatycznej numeracji. Ma już wygenerowane umowy z
ręcznie nadanymi numerami. Co zrobić by w kolejnych umowach można było korzystać z tego mechanizmu?
Odpowiedz: Kolejne numery generowane są na podstawie tylko tych umów, w których numer został wygenerowany za
pomoca tego mechanizmu. Konieczne jest więc ponowne wygenerowanie numerów dla wszystkich umów począwszy od początku roku.
Otwieramy więc kolejno, zgodnie z datą umowy, wszystkie umowy i w trybie edycji wciskamy przycisk 'Generuj' w celu
wygenerowania numeru, po czym zapisujemy umowę. Jeśli szablon numeracji umowy został zaprojektowany zgodnie z dotychczasowym
sposobem numeracji, numer nie powinien się zmienić, jednak konieczne jest jego zapisanie, aby system mógł uwzględnić jego
numerację przy generowaniu kolejnego numeru.
Przykład 2: Użytkownik wprowadził jedną umowę z datą umowy 01.01.2006 oraz z wygenerowanym numerem 1/2006.
Następnie wprowadził drugą umowę z datą umowy 07.01.2006 i numerem 2/2006. Trzeciej umowie z datą
umowy 03.01.2006 system nadał ponownie numer 2/2006. Czy jest to błąd, jak to naprawić?
Odpowiedz: Trzecia wprowadzona umowa chronologicznie jest tak na prawdę drugą umową, a więc numer został
wygenerowany prawidłowo. Powtórzenie numeru wynika z tego, że umowy nie były wprowadzane w kolejności ich
wystawiania. Aby naprawić błąd identycznego numeru w dwóch umowach, otwieramy umowę późniejszy i ponownie
generujemy dla niej numer. Tym razem dla umowy wystawionego 07.01.2006 system powinien nadać numer 3/2006.
Aby zapobiec takim sytuacjom w przyszłości (jeśli przewidujemy, że mogą pojawić się umowy wcześniejsze względem
już wprowadzonych) zapisujemy umowę bez numeru i generujemy go dopiero wówczas, gdy wprowadzono już wszystkie
wcześniejsze umowy.
Na koniec opis symboli stosowanych w szablonie numeru umowy. Numer umowy może zawierać dowolne znaki,
które będą kopiowane do wygenerowanych numerów oraz symbole specjalne, które zostaną zastąpione odpowiednimi
wartościami:
#nr - kolejny numer umowy począwszy od początku roku
#nm - kolejny numer umowy począwszy od początku miesiąca
#R - rok w jakim wystawiono umowę w formacie RRRR (2008)
#r - rok w jakim wystawiono umowę w formacie RR (08)
#M - miesiąc w jakim wystawiono umowę
#D - dzień w jakim wystawiono umowę
#K - kod kontrahenta przypisanego do umowy
Przykłady szablonów i wygenerowanych na ich podstawie numerów:
#nr/#R -> 1/2006
#nm/#M/#nr/#R -> 2/3/5/2006
#nr/#R/SKLEP -> 13/2006/SKLEP
Rozliczanie umów
Zaliczeki na podatek dochodowy od osób fizycznych zatrudnianych na umowę o dzieło rozliczane są automatycznie, a jedynym
warunkiem jest podanie daty opłacenia umowy.
W celu uwzględnienia wydatków związnych z umową w kosztach prowadzonej działalności konieczne jest wprowadzenie, przedstawionego
przez wykonawcę umowy, rachunku. Rachunek powinien opiewać na kwotę ustaloną w umowie jako kwota brutto, gdyż zarówno kwota
netto wypłacana w rzeczywistości wykonawcy jak i podatek odprowadzany w jego imieniu do Urzędu Skarbowego jest kosztem prowadzonej
działaności. Wykonawca, jako wynagrodzenie, otrzymuje kwotę netto umowy, zaś kwota podatku przelewana jest na konto Urzędu
Skarbowego.
|